Книжная полка: "Мой самый продуктивный год" Криса Бейли

Мы начинаем новую рубрику «Книга недели», в которой будем рассказывать о нашей книжной полке. Сегодня речь пойдет об издании «Самый продуктивный год» Криса Бейли, человека, который больше 10 лет посвятил исследованию продуктивности человека.

В течение целого года он тестировал на себе самые распространенные приемы, позволяющие людям быть более эффективными в работе. И вот к каким выводам он пришел.

"Продуктивность не имеет ничего общего с количеством приложенных усилий и измеряется лишь тем, каких результатов вам удалось достичь".

Таким образом, важно найти тот темп работы, который будет достаточно быстрым, чтобы успеть все, что вы запланировали, но достаточно медленным, чтобы вы были способными определить что важно, а что второстепенно. Это позволит вам выполнять каждую задачу осознанно и ясно выраженным намерением.

По словам Криса "каждая новая идея в области повышения продуктивности относится к одной из трех категорий: оптимизации времени, внимания или энергии". Причем все три компонента являются важными:

- если вы неразумно распорядитесь своим временем, то независимо от того, сколько у вас энергии и насколько вы сфокусированы - к концу дня вы не успеете сделать все, что запланировали

- если вы не можете сосредоточиться, то по большому счету неважно, сколько у вас времени, работа будет идти не очень-то эффективно

- если вы чувствуете упадок сил, то даже при наличии времени и внимательном отношении к вопросу не сможете быть на 100% эффективными

Чтобы быть максимально продуктивными, нам важно найти лучшие инструменты управления и временем, и вниманием, и энергии. О них Крис и рассказывает в своей книге.

Чтобы достичь высокой продуктивности должна быть высокая степень мотивации. Таким образом, первый шаг - разобраться, для чего вы планируете предпринять те или иные действия.

"Разница между продуктивными и менее продуктивными людьми сводится к способности или неспособности работать преднамеренно и осознанно. Столь же важно и наличие четко заявленной цели. Намерение, стоящие за вашими действиями - это тот вал, который приводит в движение весь механизм. Трудно стать продуктивным, если отсутствует необходимая мотивация".

Прежде, чем поставить перед собой любую цель - будь то ранний подъем или регулярные тренировки задайте себе вопрос - действительно ли мне это нужно и зачем?

"Поставив под сомнение мотивы, которые заставляют вас стремиться к определенным изменениям в жизни, вы можете сэкономить огромное количество времени - поскольку выясните, что некоторые изменения вам на самом деле не нужны".

Автор указывает нам на то, что далеко не все задачи равноценны: "можно добиться гораздо большего, если выбирать задачи определенного типа"! Таким образом, после того, как ваши цели определены очень важно выделить действия-шаги, способные принести максимальный эффект для их достижения. Как нам известно, по "принципу Парето" 80 процентов результата обеспечиваются 20 процентами некоторых действий. Наша задача - держать фокус именно на них. Отсюда следует важный вывод "Производительность заключается не в том, чтобы делать больше дел, а в том, чтобы делать "правильные" дела".

Крис предлагает в начале каждой недели и дня выделять три самых важных задачи, называя это правилом трех."Принцип трех приоритетов позволяет оставаться сфокусированным в течение всего дня и всей недели и добиваться значительных результатов".

Помимо важных дел наша работа наполнена задачами с низкой отдачей - проверка почты, новостных лент, пустая болтовня. Очевидно, что важно тратить на них как можно меньше времени. Но как? Ограничить количество раз, когда вы обращаетесь к ним в течения дня. Например, проверяйте основную почту три раза в день, а для срочных и супер важных задач заведите другой ящик. Отключите уведомления от всех соц сетей и почувствуете себя свободнымы=)

Самое полезное слово в вашем словаре продуктивности - это слово "нет"! В день нам поступают десятки и сотни предложений, ранжируйте каждое по шкале от 1 до 100 в зависимости от того, насколько ценным и значимым вам представляется предложение. И если оно набирает меньше 90 баллов - отказывайтесь.

Чем меньше в вашей жизни будет информационного мусора, чем больше упорядочен и прост план дня - тем больше возможности у вас будет встретив "ту самую" идею не упустить ее, а узнать из тысячи. "Ваша задача - направить энергию на приоритеты"!

Чтобы освободить как можно больше места в голове - составляйте списки задач. Настоящим открытием стала мысль автора о том, что мозг создан для решения задач, а не для хранения информации. Переносите ее на внешний носитель, вовсе не обязательно держать в голове список дел/обязательств на неделю вперед. Более того "незавершенные и прерванные задачи создают более сильное внутреннее напряжение". Это эффект Зейгарника, открытый им еще в 20-х годах.

В тот момент, когда вы переносите мысль на бумагу и планируете время для ее обдумывания ваш мозг освобождается от нее, у него появляются ресурсы для создания новых идей. Вот так это работает!

Допустим, мы разобрались с делами на эту неделю.

Теперь нам важно определить момент своего "биологического пика" - время, когда мы чувствуем прилив сил и максимально эффективны. У всех оно разное - проанализируйте свой день и вспомните, в какие часы вы полны энергии. Если это трудно сделать, попробуйте в течение дня каждый час фиксировать в тетради, сколько у вас сил по школе от 1 до 10 и сколько времени вы тратите на то, чтобы "отвлечься" от выполнения задачи. В идеале, нужно организовать свой день вокруг этих временных промежутков, особенно это касается тех дел, которые приносят вам максимальный результат.

Несколько глав в книге посвящены такому важному противнику эффективности как прокрастинация!) И автор предлагает весьма необычный метод борьбы с ней.

Он приводит исследование профессора Калифорнийского университета Хэл Хэршфилда согласно которому " если во время исследования с помощью фМРТ - метода измерения активности головного мозга - вы будете сначала думать о себе в будущем, а затем о постороннем человеке, то сравнение двух сканов покажет нечто неожиданное: они практически не отличаются друг от друга". Почему это важно для исследования вопроса эффективности? "Чем больше вы воспринимаете будущего себя как кого-то внешнего и чужого, тем больше шансов, что вы будете перепоручать свои дела этому постороннему человеку!". Чтобы свести прокрастинацию к минимуму вам всего лишь нужно преодолеть этот разрыв между собой настоящим и собой будущим. Методов для этого много: можно представить себе человека, который все сделал вовремя, не стал ничего откладывать и добился блестящих результатов или даже написать "будущему" себе послание. Как правило этого достаточно, чтобы получить порцию вдохновения в настоящем.

Чтобы научиться на единицу времени вкладывать больше энергии и внимания в работу, Крис советует отвести на важные дела меньше времени, чем вы привыкли. "Если вы строго ограничиваете количество времени, которое планируете потратить на выполнение важного дела, то:

- возникает искусственный срок для завершения работы: это мотивирует прилагать больше энергии и внимания в течение более короткого промежутка времени

- вокруг задачи создается ощущение срочности

- небольшой лимит времени на решение задачи делает работу более структурированной, менее однообразной

Если вы хотите планировать свою неделю таким образом, чтобы все сферы были в балансе, попробуйте технику "горячих точек". Все наши дела, обязательства, проекты можно отнести к одной из 7 категорий: интеллект, тело, эмоции, карьера, финансы, отношения, развлечения. Вы можете назвать свои точки как-то иначе, суть здесь в том, чтобы они покрывали все приоритетные области вашей жизни. Далее нужно развернуто описать, что значит для вас каждая "горячая точка". Например, к интеллекту можно отнести: обучение (книги, отложенные на потом статьи, подкасты и тп), медитация, чтение, музыка, замедление темпа, чтобы работать более осознанно, концентрация внимания на текущем моменте. Раз в неделю просматривайте все категории и отмечайте, сколько времени смогли уделить каждой сфере, а также планируйте - как распределится ваше внимание между ними на следующей. На составление полного списка может уйти несколько недель, зато усилия стоят того - в итоге, ваша жизнь станет более гармоничной, найдется время для всех задач.

Интересно, что один час интенсивной концентрации на работе эквивалентен 2 или 3 часам, если фокусироваться на ней только 50% времени. Понимаете, как важно уметь управлять своим вниманием?

Средний менеджер примерно 50!! раз в день проверяет свою почту и 77 раз в день пользуется мессенджерами. По данным исследований компании Basex:

- потери продуктивности из-за ненужных отвлечений на электронную почту и мгновенные сообщения каждый год обходятся экономике США в $650 млрд

- прерывания в работе и время, необходимое для восстановление внимания составляет 28% всего рабочего времени.

Что делать?

Автор рекомендует отключить все оповещения от соц сетей на мобильном устройстве или ставить его на режим "без звука". Кстати, он отмечает и еще один бонус такой "временной изоляции" - вы начнете гораздо больше запоминать.

"Когда вы постоянно переводите прожектор своего внимания с объекта на объект, мозг испытывает перегрузку. В этом состоянии он передает процесс обработки информации из гиппокампа (связанного с процессами запоминания) в другую область мозга, связанную с выполнением задач на основе рефлексов. Это затрудняет приобретение новых навыков, становится труднее вспомнить, чем вы занимались перед тем, как вас прервали".

Как вы понимаете, отсюда можно сделать еще один важный вывод - режим многозадачности не работает=) Хотя она и создает иллюзию супер продуктивности, ведь вы делаете столько дел одновременно.

Сосредоточиться на одной задаче вам может помочь практика медитации - наблюдение за дыханием. Можно начать с 5 минут день, а затем увеличить время до 20-30. Сколько бы вы не посвящали медитативной практике, она оказывает благотворный эффект на вашу способность концентрироваться. Йога-преподаватели называют это состоянием полной осознанности или включенности. Автор приводит и другие полезные свойства медитации: "она снижает уровень кортизола, увеличивает приток крови к мозгу, замедляет старение мозга, повышает количество серого вещества в мозге ( оно отвечает за мышечный контроль, зрение, слух, память, речь).

Медитация поможет вам интегрировать практику полной осознанности в вашу каждодневную рутину. Например, перед встречей уделите пару секунд своему дыханию и подумайте, с какой целью отправляетесь на нее, или переходя из кабинета в кабинет можно наблюдать за тем, как движется ваше тело. Это поможет вам быть включенным в каждый момент, отслеживать свои истинные цели и легче их достигать.

Мы не зря отметили выше, что можно начать медитировать с пяти минут в день. В этом секрет развития новых привычек - изменения должны быть постепенными. Маленькими, чтобы не создавать дополнительного стресса и напряжения, но достаточно важными, чтобы иметь мощный накопительный эффект.

Это применимо и к работе, и к отказу от вредных привычек, вроде фастфуда, или, например, для того, чтобы сформировать новую привычку - регулярно заниматься спортом. О пользе тренировок для здоровья мы много рассказывали, а здесь отметим позитивный эффект аэробных нагрузок на нашу продуктивность (этой теме автор отводит отдельную главу).

"Упражнения в буквальном смысле укрепляют наш мозг. Когда мы тренируемся, в мозге происходит выброс нейротромина определенного вида (BDNF), химического вещества, стимулирующего и поддерживающего развитие нейронов. Значительная часть этих нейронов возникает в гиппокампе - части мозга, ответственной за память. Имеются данные, что физические упражнения повышают настроение и даже создают новые клетки в областях мозга, затронутых в результате депрессии". Помимо этого, физические нагрузки избавляют нас от стресса, улучшают настроение и дают больше сил.

Согласитесь, многие, столкнувшись с выбором поработать лишние 30 минут или потренироваться выберут первое? Однако в долгосрочной перспективе "забота об уровне энергии экономит время". Ведь чем больше у вас энергии и способности сконцентрироваться, тем больше вы успеете за отведенное вам время. Тоже самое справедливо и для питания и режима сна - ешьте больше необработанных продуктов, останавливайтесь, когда наелись, высыпайтесь, будете в десятки раз продуктивнее.

И последнее, самое интересное - счастливые люди гораздо эффективнее остальных, поэтому не забывайте радоваться каждому дню, не критикуйте себя за промахи и моменты, когда не все идет по плану. "Исследователь в области позитивной психологии Шон Ачор в своем бестселлере "Преимущество счастья" утверждает, что, когда ваш мозг счастливее, он достигает более значительных результатов". "Счастливые люди на 31% более продуктивны, продают на 37% больше, чем их коллеги, получают лучшие должности, более устойчивы к стрессу и реже перегорают".

Поэтому, какие бы глобальные задачи вы перед собой не ставили в будущем, помните, что все способы повышения эффективности являются по большому счету "способами проявления заботы о себе".

P.S. 9 способов позаботиться о себе от Криса Бейли:

1. Чаще отдыхайте от продуктивности (Перерывы в работе также важны, как и моменты 100% концентрации)

2. Ежедневно вспоминайте 3 вещи, за которые испытываете благодарность

3. Записывайте примеры положительного опыта (Мозг не видит большой разницы между визуализацией и практическим опытом, так что вы просто можете пережить наиболее важный опыт вашего дня дважды. Если делать это в течение достаточно продолжительного времени, мозг соединяет разрозненный опыт воедино, и вы понимаете, что ваша жизни имеет значимую траекторию)

4. Разложите задачи на составляющие части (Мы эффективнее и быстрее справляемся с четко структурированными проектами)

5. Обратитесь к себе за советом (Спросите у себя:"А как лучше поступить в этой ситуации?", попробуйте взглянуть на нее со стороны)

6. Вознаграждайте себя (Это может быть просмотр ленты Facebook после долгой тренировки или кусок торта после важный сделки)

7. Знайте, что можете расти (По данным исследования, проведенного психологом Кэрол Двек, автором книги "Новая психология успеха", успешные люди отличаются от неуспешных тем, что не считают интеллект и способности константой, заданной раз и навсегда)

8. Создайте список своих достижений

9. Посмотрите фото, которые вызывают у вас положительные эмоции (Эмоциональное удовольствие повышает когнитивную и моторную продуктивность)


4 декабря 2017